Perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja asing atau TKA tidak cukup hanya memastikan pekerja tersebut memiliki izin tinggal. Perusahaan juga harus memastikan penggunaan TKA mempunyai dasar ketenagakerjaan yang sah, jabatan dan lokasi kerjanya sesuai, kewajiban finansialnya dipenuhi, serta kegiatan TKA di Indonesia tidak melampaui izin yang diberikan.
Tanggung jawab tersebut berjalan sejak sebelum TKA mulai bekerja dan dapat tetap berlanjut ketika hubungan kerja berakhir. Karena itu, kewajiban perusahaan mempekerjakan TKA perlu dilihat sebagai rangkaian kepatuhan yang menghubungkan hukum ketenagakerjaan dengan hukum keimigrasian.
Kerangka utamanya masih bertumpu pada PP No. 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing dan Permenaker No. 8 Tahun 2021 sebagai aturan pelaksananya. Di bidang keimigrasian, perusahaan yang menjadi penjamin juga mempunyai tanggung jawab berdasarkan UU Keimigrasian.
Daftar Isi
1. Perusahaan harus memiliki dasar yang jelas untuk menggunakan TKA
Penggunaan TKA tidak dimaksudkan sebagai pengganti umum bagi tenaga kerja Indonesia. Putusan Mahkamah Konstitusi No. 168/PUU-XXI/2023 menegaskan bahwa ketentuan mengenai TKA harus dimaknai dengan memperhatikan pengutamaan penggunaan tenaga kerja Indonesia.
Artinya, penggunaan TKA harus mempunyai alasan yang dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan kebutuhan jabatan dan kompetensi yang diperlukan. TKA juga ditempatkan untuk jabatan tertentu dan dalam hubungan kerja serta jangka waktu tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.
Bagi perusahaan, pemeriksaan sebaiknya dimulai sebelum proses administrasi TKA diajukan. Perusahaan perlu memastikan setidaknya tiga hal, yaitu kegiatan usaha yang dijalankan, jabatan yang akan ditempati TKA, dan kompetensi yang dimiliki calon pekerja.
Kesesuaian tersebut penting karena dokumen ketenagakerjaan, dokumen perusahaan, dan izin keimigrasian harus menggambarkan hubungan kerja yang sama. Perubahan tugas TKA setelah mulai bekerja juga tidak seharusnya dilakukan secara informal apabila perubahan tersebut membuat jabatan atau aktivitasnya tidak lagi sesuai dengan dasar penggunaan TKA.
2. RPTKA menjadi bagian utama dari kepatuhan perusahaan
Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau RPTKA merupakan salah satu dokumen utama dalam penggunaan TKA. PP No. 34 Tahun 2021 dan Permenaker No. 8 Tahun 2021 mengatur mekanisme pengesahan RPTKA, dokumen yang diperlukan, jangka waktu penggunaan, serta kewajiban pemberi kerja.
Dalam praktiknya, perusahaan perlu memastikan informasi mengenai TKA konsisten antara dokumen RPTKA, hubungan kerja, jabatan, lokasi kerja, dan dokumen keimigrasian.
Perusahaan juga tidak sebaiknya menganggap RPTKA sebagai dokumen yang selesai diurus satu kali lalu tidak perlu diperiksa lagi. Masa penggunaan TKA dapat berakhir, berubah, atau membutuhkan pengajuan lanjutan. Kewajiban administratif juga dapat berbeda tergantung jumlah lokasi kerja, jangka waktu, serta karakter kegiatan usaha.
Karena itu, HR atau pihak yang menangani TKA sebaiknya memiliki daftar pemantauan yang memuat setidaknya masa berlaku dokumen, jabatan, lokasi kerja, status izin tinggal, kewajiban pembayaran, serta kewajiban pelaporan.
3. DKPTKA tetap menjadi kewajiban bagi pemberi kerja yang terkena ketentuan
Pemberi kerja TKA pada prinsipnya wajib membayar Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau DKPTKA sebesar US$100 per jabatan per orang per bulan. Permenaker No. 8 Tahun 2021 juga mengatur bahwa DKPTKA dapat menjadi PNBP atau pendapatan daerah berupa retribusi daerah, bergantung pada bentuk pengesahan RPTKA dan lokasi kerja TKA.
Untuk penggunaan TKA kurang dari satu bulan, Permenaker tersebut menetapkan pembayaran sebesar satu bulan penuh. Mekanisme penerimaan juga berbeda. Pengesahan RPTKA baru dan kondisi tertentu menggunakan mekanisme PNBP, sedangkan pengesahan RPTKA perpanjangan dapat menjadi pendapatan daerah apabila lokasi kerja berada dalam cakupan wilayah tertentu.
Perusahaan karena itu perlu melihat lokasi kerja TKA secara tepat. Dalam konteks Bali, misalnya, lokasi kerja dalam satu kabupaten atau kota, beberapa kabupaten atau kota dalam satu provinsi, dan pekerjaan yang melibatkan lebih dari satu provinsi dapat memiliki mekanisme penerimaan yang berbeda.
Ada pula pengecualian pembayaran DKPTKA untuk kategori tertentu sebagaimana ditentukan dalam Permenaker No. 8 Tahun 2021. Pengecualian tersebut tidak boleh diperluas sendiri oleh perusahaan hanya karena TKA menduduki jabatan senior atau memiliki saham.
Status sebagai direktur, komisaris, atau pemegang saham perlu diperiksa berdasarkan ketentuan pengecualian yang berlaku dan fakta kepemilikan serta jabatannya. Tidak tepat menyimpulkan bahwa setiap direktur asing otomatis bebas dari seluruh kewajiban penggunaan TKA.
4. Perusahaan wajib memperhatikan jabatan yang boleh dan tidak boleh diduduki TKA
Tidak semua jabatan dapat diberikan kepada TKA.
PP No. 34 Tahun 2021 mengatur larangan TKA menduduki jabatan tertentu, termasuk jabatan yang mengurusi personalia. Daftar jabatan tertentu yang dilarang juga diatur dalam Kepmenaker No. 349 Tahun 2019 yang saat ini tercatat berstatus berlaku di JDIH Kementerian Ketenagakerjaan.
Larangan ini mencakup berbagai jabatan yang berkaitan dengan fungsi personalia dan hubungan industrial. Karena itu, perusahaan perlu memeriksa bukan hanya nama jabatan yang tercantum dalam struktur organisasi, tetapi juga pekerjaan yang benar-benar dilakukan oleh TKA.
Contohnya, mengganti nama jabatan menjadi “People Director”, “HR Consultant”, atau istilah lain tidak dengan sendirinya membuat suatu posisi menjadi diperbolehkan. Yang perlu diperiksa adalah fungsi dan tanggung jawab nyata dari posisi tersebut.
Hal yang sama berlaku untuk jabatan lain. Uraian pekerjaan sebaiknya dibuat secara spesifik dan tidak memberikan ruang bagi TKA untuk menjalankan pekerjaan yang berada di luar dasar penggunaan TKA.
5. Perusahaan harus menyediakan pendamping dan menjalankan alih keahlian
Penggunaan TKA juga berkaitan dengan transfer keahlian kepada tenaga kerja Indonesia. Permenaker No. 8 Tahun 2021 mengatur penunjukan tenaga kerja Indonesia sebagai pendamping TKA serta kewajiban terkait pendidikan dan pelatihan untuk alih teknologi dan keahlian. Regulasi tersebut juga mengatur pelaporan terkait penggunaan TKA.
Kewajiban ini sebaiknya tidak diperlakukan sebagai dokumen formal semata.
Perusahaan perlu dapat menunjukkan hubungan yang masuk akal antara pekerjaan TKA dan tenaga kerja pendampingnya. Program pelatihan, transfer pengetahuan, atau kegiatan pendampingan sebaiknya mempunyai bukti pelaksanaan yang dapat diperiksa kembali.
Bagi HR, dokumentasi menjadi bagian penting. Jadwal pelatihan, materi, daftar peserta, laporan kegiatan, dan evaluasi internal dapat membantu perusahaan menunjukkan bahwa kewajiban pendampingan memang dijalankan.
6. Perusahaan perlu memisahkan kepatuhan ketenagakerjaan dan keimigrasian
Memiliki RPTKA tidak berarti seluruh aktivitas TKA otomatis diperbolehkan di Indonesia. Perusahaan juga harus memastikan TKA memiliki visa dan izin tinggal yang sesuai dengan kegiatan yang dilakukan.
Sistem visa Indonesia saat ini menggunakan klasifikasi E-Series untuk berbagai kegiatan. Direktorat Jenderal Imigrasi mencantumkan E23 sebagai Visa Kerja. Kategori visa lain memiliki tujuan yang berbeda dan tidak boleh diperlakukan sebagai pengganti izin kerja hanya karena pemegangnya merupakan investor, pemegang saham, atau pengurus perusahaan.
Hal ini menjadi penting ketika seorang WNA mempunyai beberapa kapasitas sekaligus. Misalnya, seorang investor asing dapat menjadi pemegang saham dan sekaligus menjabat sebagai direktur. Status kepemilikan saham tidak dengan sendirinya menghapus kewajiban untuk menilai apakah aktivitas yang dilakukan merupakan pekerjaan yang membutuhkan dasar izin kerja.
Perusahaan juga perlu memperhatikan perbedaan antara jabatan formal dan aktivitas nyata. Jika dokumen menyebut seseorang sebagai investor, tetapi dalam praktiknya ia melakukan pekerjaan operasional yang berada dalam kategori kegiatan kerja, struktur tersebut perlu diperiksa kembali.
Kesalahan pada tahap ini dapat menjadi persoalan keimigrasian, bukan hanya persoalan administrasi ketenagakerjaan.
7. Perusahaan sebagai penjamin memiliki tanggung jawab tersendiri
Dalam hukum keimigrasian, perusahaan yang menjadi penjamin WNA mempunyai tanggung jawab yang berbeda dari kewajibannya sebagai pemberi kerja.
UU No. 6 Tahun 2011 mengatur tanggung jawab penjamin terhadap keberadaan dan kegiatan orang asing yang dijaminnya. Penjamin juga memiliki kewajiban tertentu apabila terdapat perubahan status atau keadaan orang asing dan dapat bertanggung jawab terhadap biaya yang timbul dalam kondisi yang ditentukan oleh undang-undang.
Karena itu, perusahaan tidak seharusnya menganggap urusan keimigrasian sebagai tanggung jawab pribadi TKA semata.
Perusahaan perlu memiliki catatan mengenai masa berlaku izin tinggal, alamat, status hubungan kerja, perubahan jabatan, serta proses keluar atau perpindahan sponsor. Setiap perubahan yang relevan harus ditangani melalui prosedur yang berlaku.
Saat TKA berhenti bekerja, kewajiban perusahaan belum selesai
Salah satu kesalahan administratif yang cukup berisiko terjadi ketika hubungan kerja berakhir.
Kepulangan TKA secara fisik tidak sama dengan penyelesaian administrasi izin tinggal. Untuk TKA yang mengakhiri masa tinggalnya, prosedur Exit Permit Only atau EPO perlu diperhatikan. Kantor Imigrasi Ngurah Rai saat ini mencantumkan persyaratan EPO bagi pemegang izin tinggal bekerja, termasuk pemberitahuan RPTKA dan dokumen pembayaran terkait.
EPO merupakan proses untuk mengakhiri izin tinggal sehingga status keimigrasian TKA tidak dibiarkan berjalan setelah hubungan kerja berakhir. Kantor Imigrasi Jakarta Timur menjelaskan bahwa setelah EPO diterbitkan, WNA memiliki waktu maksimal tujuh hari untuk meninggalkan Indonesia.
Karena itu, HR sebaiknya memasukkan proses keimigrasian dalam checklist offboarding TKA. Jangan menunggu sampai hari terakhir kontrak untuk mulai memeriksa dokumen yang diperlukan.
Untuk kasus pengunduran diri mendadak, PHK, atau TKA yang tidak kooperatif, perusahaan perlu segera berkoordinasi dengan kantor imigrasi dan penasihat hukum untuk menentukan prosedur yang tepat. Jangan menganggap bahwa perusahaan otomatis terbebas dari tanggung jawab hanya karena TKA sudah meninggalkan tempat kerja.
Apa yang perlu disiapkan perusahaan sebelum mempekerjakan TKA
Sebelum TKA mulai bekerja, perusahaan setidaknya perlu memeriksa beberapa kelompok dokumen dan informasi berikut.
- Dokumen perusahaan dan legalitas kegiatan usaha.
- Kesesuaian kegiatan usaha dengan jabatan yang akan ditempati TKA.
- RPTKA dan dokumen pendukungnya sesuai ketentuan yang berlaku.
- Perjanjian kerja dan uraian jabatan TKA.
- Dokumen visa dan izin tinggal sesuai kegiatan.
- Kewajiban DKPTKA dan bukti pembayarannya jika berlaku.
- Tenaga kerja Indonesia yang ditunjuk sebagai pendamping.
- Rencana dan bukti pelaksanaan alih keahlian atau teknologi.
- Dokumen pelaporan penggunaan TKA.
- Prosedur pengakhiran hubungan kerja dan EPO.
Checklist tersebut bukan berarti seluruh TKA mempunyai dokumen yang persis sama. Persyaratan dapat bergantung pada jabatan, sektor usaha, lokasi kerja, jenis izin tinggal, durasi penggunaan, serta status TKA dalam perusahaan.
Bagaimana jika perusahaan diperiksa oleh otoritas
Perusahaan yang mempekerjakan TKA perlu mampu menjelaskan hubungan antara dokumen dan aktivitas nyata di lapangan.
Pemeriksaan dapat menjadi persoalan apabila TKA tercatat untuk satu jabatan tetapi menjalankan pekerjaan yang berbeda, bekerja di lokasi yang tidak sesuai, atau menggunakan izin tinggal yang tidak sesuai dengan aktivitasnya.
Kondisi pengawasan di Bali juga menunjukkan bahwa kepatuhan orang asing sedang menjadi perhatian aktif. Pada Juli 2026, Satgas Patroli Dharma Dewata melibatkan 104 petugas Imigrasi dan melakukan pengawasan di sejumlah wilayah Bali. Dalam operasi periode berikutnya, otoritas melaporkan 66 WNA diamankan dengan temuan antara lain penyalahgunaan izin tinggal dan overstay.
Pada 27 Agustus 2026, operasi Dharma Dewata di kawasan Canggu juga membawa lima WNA yang terindikasi overstay dan satu pemegang ITAS untuk pemeriksaan lebih lanjut. Satgas tersebut disebut terintegrasi dengan Timpora dan instansi penegak hukum terkait.
Data tersebut tidak berarti setiap perusahaan yang mempekerjakan TKA sedang menjadi target pemeriksaan. Namun, perusahaan mempunyai alasan praktis untuk memastikan dokumen dan kegiatan TKA konsisten sebelum terjadi pemeriksaan.
Risiko jika perusahaan mengabaikan kepatuhan
Risiko penggunaan TKA tidak berhenti pada penolakan atau hambatan administratif. Pelanggaran dapat menimbulkan konsekuensi ketenagakerjaan dan keimigrasian yang berbeda.
Di bidang ketenagakerjaan, pelanggaran terhadap ketentuan penggunaan TKA dapat berujung pada sanksi administratif sesuai PP No. 34 Tahun 2021 dan Permenaker No. 8 Tahun 2021. Bentuk dan penerapannya bergantung pada jenis pelanggaran dan ketentuan yang dilanggar.
Di bidang keimigrasian, penyalahgunaan izin tinggal juga dapat menimbulkan konsekuensi yang lebih serius. UU Keimigrasian mengatur sanksi administratif terhadap orang asing dalam kondisi tertentu, termasuk deportasi. Perubahan UU Keimigrasian melalui UU No. 63 Tahun 2024 juga memperbarui sejumlah ketentuan dalam rezim pengawasan dan penegakan hukum keimigrasian.
Perusahaan juga perlu berhati-hati terhadap Pasal 122 UU Keimigrasian. Ketentuan tersebut dapat menjerat pihak yang dengan sengaja menyalahgunakan atau memberikan kesempatan kepada orang asing untuk melakukan kegiatan yang tidak sesuai dengan maksud dan tujuan pemberian izin tinggal.
Penerapan pidana tidak boleh disimpulkan otomatis hanya karena terdapat kesalahan administratif. Unsur pelanggaran dan fakta kasus tetap harus diperiksa. Justru karena konsekuensinya dapat berbeda, perusahaan sebaiknya menangani ketidaksesuaian sejak awal dan tidak menunggu sampai pemeriksaan berkembang menjadi perkara.
Kesimpulan
Kewajiban perusahaan mempekerjakan TKA mencakup lebih banyak hal daripada pengurusan RPTKA dan izin tinggal.
Perusahaan perlu memastikan kebutuhan penggunaan TKA dapat dipertanggungjawabkan, jabatan dan pekerjaannya sesuai, kewajiban DKPTKA dipenuhi apabila berlaku, pendampingan tenaga kerja Indonesia dijalankan, serta dokumen ketenagakerjaan dan keimigrasian tetap konsisten selama hubungan kerja berlangsung.
Tanggung jawab tersebut juga perlu diperhatikan ketika TKA berhenti bekerja. Proses offboarding harus mencakup penyelesaian administrasi keimigrasian, termasuk EPO apabila diperlukan.
Bagi perusahaan yang memiliki beberapa TKA, terutama PT PMA atau perusahaan yang beroperasi di sektor dengan mobilitas tenaga kerja asing tinggi, pemeriksaan kepatuhan secara berkala dapat membantu menemukan ketidaksesuaian sebelum berkembang menjadi masalah hukum.
Audit Kepatuhan TKA Bersama DDS Law Office
DDS Law Office dapat membantu perusahaan menilai kepatuhan penggunaan TKA dari sisi ketenagakerjaan dan keimigrasian, termasuk pemeriksaan dokumen RPTKA, kesesuaian jabatan dan kegiatan kerja, kewajiban DKPTKA, dokumen pendampingan, serta proses pengakhiran hubungan kerja dan EPO.
Untuk perusahaan yang sedang merekrut TKA atau menemukan ketidaksesuaian dalam dokumen dan aktivitas TKA, konsultasi hukum dapat dilakukan sebelum persoalan berkembang menjadi sengketa atau pemeriksaan.
Email: office@ddslaw.id
WhatsApp: +62 823-3456-0019
